SOP dan Cara Membuatnya!
FLEIBISNIS - Setiap bisnis, khususnya yang dikembangkan dengan konsep Waralaba tentunya harus memiliki SOP atau Standard Operating Procedure. SOP adalah aturan dan panduan bagaimana sebuah fungsi pekerjaan dapat dilakukan. Dengan SOP yang jelas maka setiap orang yang menjalankan atau bekerja dalam bisnis tersebut akan mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara untuk menjalankannya.
Bayangkan apa jadinya kalau sebuah bisnis tidak atau belum memiliki SOP? Ini akan mengakibatkan pekerja satu dan lainnya akan terjadi perbedaan hasil kerja. Hal ini tentunya akan memperngaruhi terhadap produk maupun layanan yang dihasilkan karena tidak diproduksi dengan cara yang sama. Bisa saja pada hari ini produk yang dihasilkan bagus, tapi besok kurang bagus karena yang mengerjakan tidak sama dan tidak ada panduan khusus mengenai hal tersebut. Adanya SOP akan memberi panduan yang sama kepada para pekerja sehingga produk yang dihasilkan sesuai standar yang sudah ditetapkan.
Dalam industry Waralaba SOP sangat diperlukan dalam kegiatan sehari-hari, ini menjadi salah satu syarat bagi seorang franchisor dalam menawarkan kerjasama dengan calon franchisee. Franchisor wajib memiliki SOP karena bisnisnya akan dikelola oleh franchisee. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, apa jadinya kalau franchisor tidak memiki SOP? Franchisee sebagai penerima izin penggunaan hak intelektual wajib untuk mengelola bisnis sesuai SOP. Hal ini untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga.
Rahadhian Inu Kertapati atau biasa disapa dengan Nucky yang saat ini berjabat sebagai Chief Executive Operation (CEO) sekaligus Founder dari Black Canyon Indonesia berbagi pengalaman dan pengetahuan mengenai cara membuat SOP untuk sebuah bisnis yang dijalankan dengan konsep Waralaba. Simak langkah-langkah berikut ini:
1. Menentukan Anggota Tim
Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim lainnya bisa berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas bawahan, mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya. Pihak lain yang terlibat biasanya adalah konsultan sebagai bantuan eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Misalnya, apa saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian dan pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang melakukan? Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang ada.
3. Pengumpulan Data Dokumentasi
Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam perusahaan, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akunting, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau departemen yang terlibat perlu diketahui untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.
4. Buat Flowchart dan Narasi
Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa PIC yang bertanggung jawab, personel yang melakukan, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa terjadi dalam setiap kemungkinan beserta solusinya.
5. Review Flow Chart dan Narasi
Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya.
6. Simulasi SOP
Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.
7. Penetapan SOP
Setelah melewati tahap simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan menjadi proses bak dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen.
Supaya bisnis anda terus berkembang apalagi ingin dikembangkan dengan konsep Waralaba, tentunya SOP harus segera dibuat. Perlu diketahui bahwa SOP juga dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan evaluasi bisnis karena SOP tidak mutlak menjadi suatu ketetapan, melainkan dapat diubah dan disesuaikan dengan hasil evaluasi. Mungkin hari ini SOP yang tepat adalah A. Namun, bisa jadi karena ada perubahan SOP yang tepat adalah B. Pada akhirnya, SOP dibuat supaya efisien dan sesuai dengan kondisi bisnis Anda sekarang. Selamat mencoba.
